Privacy Policy — HR App

Template — fill in the highlighted placeholders before publishing.

Replace every {{PLACEHOLDER}} with your real value, then host this

document at a stable public URL (e.g. https://digital-harbor.net/hr/privacy

or a GitHub Pages site) and paste that URL into the **Play Console → App

content → Privacy policy** field. Google checks that the URL is live and

publicly reachable before approving the submission.

Effective date: {{YYYY-MM-DD}} Last updated: {{YYYY-MM-DD}} Publisher: Digital Harbor ({{COMPANY_LEGAL_NAME}}) Contact: {{PRIVACY_CONTACT_EMAIL}} · {{COMPANY_ADDRESS}}

English version

1. About this app

HR ("the app") is a workplace companion app published by Digital Harbor for companies that run the hr_app module on their Odoo 18 deployment. The app is multi-tenant: each company configures it to point at their own Odoo server, and all employee data exchanged through the app lives on that company's server — not on Digital Harbor's infrastructure.

2. Data we collect

On the device, with your consent:

From your account (already on your employer's Odoo server):

• Full name, work email, phone number(s)• Employee ID, department, job title, manager• Attendance records, payslips, leave balances, leave requests, approvals, calendar events, HR documents• Profile picture, marital status, number of children, address, bank account (whatever your HR team has on file)

The app reads this data from your employer's server when you sign in and displays it to you. It never copies the data to Digital Harbor.

Automatic technical data:

• Authentication token (stored encrypted on the device, never transmitted to anyone except your employer's server)• App language and theme preferences (stored on the device)• The server URL you typed on first launch (stored on the device)• Crash reports — see Section 4.

3. How we use the data

• Authenticate you against your employer's Odoo server.• Display HR information (attendance, payslips, leave, etc.) on screens you navigate to.• Send geolocation coordinates with attendance check-ins so your employer can verify on-site presence.• Attach files you explicitly pick to approval / leave / document requests.• Remember your preferences (language, theme, last-used server URL).

We do not sell data, share it with advertisers, build profiles, or train machine-learning models on it.

4. Crash reports (Sentry)

When the app crashes or hits an uncaught error, a diagnostic report is sent to Sentry GmbH (sentry.io) so Digital Harbor's developers can fix the bug. The report contains:

• Stack trace (function names, file paths, line numbers)• Device model, OS version, app version, language, timezone• Network type (Wi-Fi / cellular — *not* the network identifier)

The report does not contain:

• Your name, email, employee ID, or any HR data• The contents of any request body (login credentials, attendance coordinates, attachments — none of these are forwarded)• The Odoo server URL configured on your device

Sentry processes this data on EU servers (de.sentry.io). Their privacy policy: <https://sentry.io/privacy/>.

5. Third parties

Other than Sentry (Section 4), the app communicates with only your employer's Odoo server. Your employer is the data controller for everything that travels between the app and that server. For requests about HR data (access, correction, deletion, export), contact your employer's HR team — not Digital Harbor.

6. Data storage and security

• The authentication token is stored in the platform secure store (Android Keystore / iOS Keychain) and encrypted at rest.• App preferences are stored in standard app-private storage and excluded from cloud backup / device-to-device transfer (allowBackup="false", data_extraction_rules.xml).• Network traffic to your employer's server is HTTPS whenever the server supports it. Some on-premise Odoo deployments run over plain HTTP on an internal network — in that case the connection is not encrypted by the app. Ask your IT team if you are not sure.

7. Your choices

• Revoke location: Android Settings → Apps → HR → Permissions → Location → Don't allow. The attendance feature will then prompt you to enable it again the next time you check in.• Change server: from the login screen → tap the back arrow at the top → re-enter a new URL.• Sign out: clears the local authentication token and personal data cached on the device.• Delete app data: uninstall the app, or Android Settings → Apps → HR → Storage → Clear data. Removes everything stored on the device. Data on your employer's Odoo server is unaffected.

8. Children's privacy

The app is intended for adult employees (18+) of organisations that license the hr_app Odoo module. It is not directed at children, and we do not knowingly collect data from anyone under 18.

9. Changes to this policy

We may revise this policy when the app gains new features or integrations. The Last updated date at the top reflects the most recent change. Material changes will be announced through an in-app banner before they take effect.

10. Contact

Privacy questions about the app: {{PRIVACY_CONTACT_EMAIL}}

Postal mail: {{COMPANY_LEGAL_NAME}} {{COMPANY_ADDRESS}}

For HR data held by your employer (access, deletion, correction), please contact your employer's HR team directly.

النسخة العربية

1. عن هذا التطبيق

تطبيق "HR" تطبيق مساعد لمكان العمل تنشره Digital Harbor للشركات التي تستخدم وحدة hr_app ضمن منظومة Odoo 18. التطبيق متعدد المستأجرين: كل شركة تضبطه ليتصل بخادم Odoo الخاص بها، وجميع بيانات الموظفين تنتقل إلى ذلك الخادم فقط — وليس إلى أنظمة Digital Harbor.

2. البيانات التي نجمعها

من الجهاز، بعد إذنك:

من حسابك (موجودة بالفعل على خادم شركتك):

• الاسم الكامل، البريد المهني، أرقام الهاتف• رقم الموظف، القسم، المسمى الوظيفي، المدير• سجلات الحضور، كشوف الرواتب، أرصدة وطلبات الإجازات، الموافقات، أحداث التقويم، المستندات• الصورة الشخصية، الحالة الاجتماعية، عدد الأبناء، العنوان، الحساب البنكي (حسب ما يحتفظ به فريق الموارد البشرية)

التطبيق يقرأ هذه البيانات من خادم شركتك عند تسجيل دخولك ويعرضها لك. ولا ينقلها أبداً إلى Digital Harbor.

بيانات تقنية تلقائية:

• رمز المصادقة (مُخزّن مشفّراً على الجهاز، لا يُرسل لأي جهة سوى خادم شركتك)• تفضيلات اللغة والمظهر (مُخزّنة على الجهاز)• رابط الخادم الذي أدخلته عند أول تشغيل (مُخزّن على الجهاز)• تقارير الأخطاء — راجع القسم 4.

3. كيف نستخدم البيانات

• المصادقة على خادم Odoo الخاص بشركتك.• عرض معلومات الموارد البشرية (الحضور، الرواتب، الإجازات، إلخ) في الشاشات التي تتنقّل إليها.• إرسال إحداثيات الموقع مع تسجيل الحضور لتمكين شركتك من التحقق من التواجد بموقع العمل.• إرفاق الملفات التي تختارها يدوياً بطلبات الموافقة / الإجازة / المستندات.• حفظ تفضيلاتك (اللغة، المظهر، آخر رابط خادم استخدمته).

نحن لا نبيع بياناتك، ولا نشاركها مع معلنين، ولا نبني ملفات شخصية، ولا نستخدمها لتدريب نماذج تعلّم آلي.

4. تقارير الأخطاء (Sentry)

عند حدوث خطأ غير متوقع في التطبيق، يُرسل تقرير تشخيصي إلى شركة Sentry GmbH (sentry.io) حتى يستطيع فريق تطوير Digital Harbor إصلاح المشكلة. يحتوي التقرير على:

• مسار الخطأ (أسماء الدوال، مسارات الملفات، أرقام الأسطر)• موديل الجهاز، إصدار نظام التشغيل، إصدار التطبيق، اللغة، المنطقة الزمنية• نوع الشبكة (Wi-Fi / موبايل — *دون* معرّف الشبكة)

ولا يحتوي على:

• اسمك أو بريدك أو رقمك الوظيفي أو أي بيانات HR• محتوى أي طلب (بيانات الدخول، إحداثيات الحضور، المرفقات — لا شيء من ذلك يُرسل إلى Sentry)• رابط خادم Odoo المُعدّ على جهازك

تعالج Sentry هذه البيانات على خوادم في الاتحاد الأوروبي(de.sentry.io). سياسة الخصوصية الخاصة بها: <https://sentry.io/privacy/>.

5. الأطراف الثالثة

باستثناء Sentry (القسم 4)، التطبيق يتواصل فقط مع خادم Odoo الخاص بشركتك. شركتك هي المسؤولة عن البيانات التي تنتقل بين التطبيق وذلك الخادم. لأي طلبات بشأن بيانات HR (الاطلاع، التصحيح، الحذف، التصدير)، تواصل مع فريق الموارد البشرية في شركتك — وليس مع Digital Harbor.

6. تخزين البيانات والأمان

• يُخزّن رمز المصادقة في المخزن الآمن للنظام (Android Keystore / iOS Keychain) ومُشفّر على القرص.• تُخزّن التفضيلات في تخزين خاص بالتطبيق ومُستبعدة من النسخ الاحتياطي السحابي ونقل البيانات بين الأجهزة (allowBackup="false"،data_extraction_rules.xml).• يستخدم التطبيق HTTPS كلما دعمه خادم شركتك. بعض عمليات Odoo داخل الشركات تعمل على HTTP داخل شبكة داخلية فقط — في هذه الحالة لا يكون الاتصال مُشفّراً على مستوى التطبيق. راجع فريق تقنية المعلومات في شركتك إن لم تكن متأكداً.

7. حقوقك واختياراتك

• سحب إذن الموقع: إعدادات Android ← التطبيقات ← HR ← الأذونات ← الموقع ← عدم السماح. سيُطالبك التطبيق بإعادة التفعيل عند محاولة تسجيل الحضور لاحقاً.• تغيير رابط الخادم: من شاشة تسجيل الدخول ← اضغط سهم الرجوع أعلى الشاشة ← أدخل رابط جديد.• تسجيل الخروج: يمسح رمز المصادقة المحلي وأي بيانات شخصية مُخزّنة على الجهاز.• حذف بيانات التطبيق: ألغ تثبيت التطبيق، أو إعدادات Android ← التطبيقات ← HR ← التخزين ← مسح البيانات. تُحذف كل بيانات الجهاز. أما بيانات خادم شركتك فلا تتأثر.

8. خصوصية الأطفال

التطبيق مُعدّ للموظفين البالغين (18+) في المؤسسات التي تستخدم وحدة hr_app. ليس مُوجّهاً للأطفال، ولا نجمع بيانات عن قصد من أي شخص دون سن 18.

9. تعديلات على هذه السياسة

قد نُعدّل هذه السياسة عند إضافة ميزات أو تكاملات جديدة. يعكس تاريخ آخر تحديث أعلى الصفحة آخر تغيير. التعديلات الجوهرية يُعلَن عنها داخل التطبيق قبل سريانها.

10. التواصل

أسئلة الخصوصية المتعلقة بالتطبيق: {{PRIVACY_CONTACT_EMAIL}}

المراسلات البريدية: {{COMPANY_LEGAL_NAME}} {{COMPANY_ADDRESS}}

للاستفسار عن بيانات HR لدى شركتك (الاطلاع، الحذف، التصحيح)، تواصل مباشرة مع فريق الموارد البشرية في شركتك.